dsign

どこでどのように文書保管をするか

 
最近の投稿

menu

どこでどのように文書保管をするか

どこでどのように文書保管をするか

ほんの数十年前に比べると、個人情報の取り扱いは非常に厳しくなりました。
文書保管や書類保管のルールや保管期限も変化したため、廃棄するに際しても慎重な対応が求められます。
人事や取引先などを含むさまざまな個人情報や経営会議あるいは業績会議など、ライバル会社や競合他社などに見られると困るコンフィデンシャルな文書を処分するためには、確かにシュレッダーという機械は便利です。
最近ではCD-ROMなども裁断してくれます。
とはいえ、裁断する量によってはかなりの時間がかかる上に、裁断した大きさによっては、文書復元が可能です。
そもそも、会社文書には保存年限が法律を根拠として定められているものがあるため、むやみやたらに書類を処分してはいけません。
そこで、さまざまな書類が大量に保管されていくことになるわけですが、スペースに余裕があるのならともかく、書類は会社のスペースを圧迫していきます。
そこで文書保管を専門にする会社のビジネスチャンスが生まれるのです。

トランクルームを文書保管スペースとして使う

増え続ける文書保管問題をどう解決するのか。
試しにインターネットで検索をしてみると、トランクルームというキーワードがでてきました。
例えば社内報や株主名簿、総会議事録、印鑑登録簿、知的所有権に関する文書などといった永久保存文書のうちで、例えばそうそう頻繁に変更することのない文書類は、確かにトランクルームに預けておくと良いかもしれません。
このようなサービスを売り出しているトランクルームは、例えば365日24時間利用可能でかつ警備体制がしっかりしていることを売りにしています。
これをより突き詰めたサービスとして行なっている警備会社もあります。
お部屋の片付けをお手伝いする文書保管
警備会社である強みを生かして、例えば文書保管の段ボールをつめたトラックをGPS管理し、顧客の会社から自社の倉庫までをリアルタイムで追跡しつつ、変な動きがあった場合には通報される仕組みを取っていたり、またそもそも書類を運ぶ車両やドライバーも自社で用意しているというような会社まであります。

2016年7月20日 Filed under: 未分類 | @ 12:13 AM
Comments are off for this post

コメントはまだありません

コメントはまだありません。

現在、コメントフォームは閉鎖中です。

この投稿へのコメントの RSS フィード。