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会社の文書保管を代わりに行なってくださる会社があるそうだ

 
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会社の文書保管を代わりに行なってくださる会社があるそうだ

会社の文書保管を代わりに行なってくださる会社があるそうだ

皆さんの会社では、文書保管はどのようにされていますか?重要性の無い文書ならシュレッダーにかけたりと処分も楽ですが、公的な文書や書類となりますと法律上、最低3〜5年間保存しなければならなかったり、永久保存しなければならなかったり、処分も機密事項ですと注意を払って行なわなければならないものなどあると思います。
しかし建物の大きさによっては文書の保管場所に困る、ということなどはありませんか?私も事務職についていたことがあるので、整理や文書保管が大変だったことを思い出します。
大きなサイズのファイルにまとめても、種類ごとにいくつも棚に寿司詰めにされていた風景が思い浮かびます。
しかし昨今では、有難いことにそういった文書保管を会社に代わって行なってくださる事業所さんがあるようです。
どれくらいの量から文書保管を行なって下さるのでしょうか。
廃棄などもお願い出来るのでしょうか。
また金額はいかほど掛かるでしょうか。
オプションなどのサービスなどは充実しているでしょうか。
今日はその点について考えたいと思います。

文書保管に関するサービスや金額など

まず、どのくらいの量から文書保管してもらえるのでしょうか?ファイルケース4つ一箱単位から預かって下さるそうです。
機密文書は鍵付きのボックスで、移動場所をGPSでチェック出来るオプションもあるそうです。
梱包は自分たちで行なわなければなりませんが、非常に助かりますね!ファイルの背表紙もネットから確認できるそうで、ボックス単位・ファイルケース単位での出し入れも可能です。
文書の出し入れに関しては料金が発生するので気を付けて下さい。
文書保管したデータが欲しいときには、スキャニングすることも可能ですが、何をどのくらいスキャニングするかによっても価格が変わるそうです。
料金もお預け送料が無料のところもあり、鍵付きでない普通のボックスなら一箱につき、月額1000円未満で預けることが出来ます。
代わりにボックスは購入の形になります。
支払いが現金や手形決済ではなく、クレジット決済のところもあるので、お気を付け下さい。

文書保管後の廃棄について

最後に文書保管後の廃棄について扱いたいと思います。
保存期間の過ぎた文書を保持し続けるのは危険な場合がありますね。
情報が流出してしまったりする可能性もあります。
そういう時に確実に抹消してくださる事業所さんがあります。
ダンボール小口一箱単位から回収してくださって、大型シュレッダーで破砕処理を行ないます。
続いて、破砕処理されてチップ状と化した紙片を圧縮・梱包。
そしてリサイクル資源として溶解・再利用されます。
処理費用は機密情報の重要度で決まるそうなので応相談だそうです。
更に文書保管後の廃棄については割引のキャンペーン期間を設けておられる事業所さんもあるそうなので、ぜひ調べてみて下さい。
廃棄された書類等はシュレッダーにかけられて燃えるゴミか資源ゴミになるか、くらいしか正直想像していませんでした。
ちゃんと再利用されて再生紙として生まれ変わるのですね。
文書保管を賢く利用
会社にも業者さんにもメリットがあって、且つ環境にも優しい。
素晴らしいですね。

2016年5月12日 Filed under: 未分類 | @ 11:50 PM
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